Papierordner, Personalakten und einzelne Nachweise in verschiedenen Ablagen gehören in vielen Unternehmen noch zum Alltag. Spätestens 2027 wird es bei einem Teil der Personalunterlagen aber digital.
Grundsätzlich besteht die Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen bereits seit 2022. Arbeitgeber konnten sich bislang jedoch von dieser Verpflichtung befreien lassen. Diese Möglichkeit endet zum 31. Dezember 2026.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen die in § 8 Abs. 2 BVV genannten Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden.
Dazu gehören zum Beispiel Unterlagen zu Minijobbern, kurzfristig Beschäftigten oder zur sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung von Mitarbeitenden.
Wichtig ist dabei: Eine vollständig digitale Personalakte für sämtliche Personalunterlagen wird dadurch nicht vorgeschrieben. Für viele Unternehmen ist die neue Vorgabe aber ein guter Anlass, die gesamte Personalablage auf den Prüfstand zu stellen.
Denn einfach nur alles einzuscannen reicht nicht. Dokumente sollten eindeutig den jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet, sinnvoll strukturiert und schnell auffindbar sein. Ebenso wichtig sind klare Zugriffsrechte, Datenschutz, Datensicherung und die Berücksichtigung von Löschfristen.
Richtig umgesetzt bringt die digitale Personalakte einige Vorteile mit sich. Unterlagen lassen sich schneller finden, berechtigte Personen können unabhängig vom Arbeitsort darauf zugreifen und Dokumente können bei Prüfungen gezielt bereitgestellt werden.
Unser Tipp: Nicht bis Ende 2026 warten.
Wer heute noch überwiegend mit Papierakten arbeitet, sollte frühzeitig prüfen, welche Unterlagen vorhanden sind, welche davon künftig elektronisch geführt werden müssen und wie die Ablage zukünftig organisiert werden soll.
So wird aus einer gesetzlichen Vorgabe im besten Fall gleich ein sinnvoller Digitalisierungsschritt.
