Fehlende Belege gehören zu den häufigsten Ursachen für Rückfragen in der laufenden Buchhaltung. Was auf den ersten Blick nach einer Kleinigkeit aussieht, kann jedoch bares Geld kosten, unnötige Nacharbeiten verursachen und die Aussagekraft der Buchhaltung beeinträchtigen.
Deshalb gilt auch in der digitalen Buchhaltung weiterhin eine alte Buchhalterweisheit: Keine Buchung ohne Beleg.
Warum vollständige Belege so wichtig sind
Eine Zahlung auf dem Bankkonto allein reicht grundsätzlich nicht aus, um einen Geschäftsvorfall steuerlich vollständig nachzuweisen. Entscheidend ist der dazugehörige Beleg beziehungsweise die Rechnung. Fehlt beispielsweise eine ordnungsgemäße Eingangsrechnung, kann insbesondere der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Bei einer Rechnung über 1.190 Euro brutto können damit bereits 190 Euro Vorsteuer betroffen sein.
Auch für den Betriebsausgabenabzug ist ein nachvollziehbarer Nachweis wichtig. Zwar bedeutet ein fehlender Originalbeleg nicht in jedem Fall automatisch, dass eine Betriebsausgabe steuerlich endgültig verloren ist. Der betriebliche Anlass muss aber nachgewiesen oder zumindest glaubhaft gemacht werden können. Ein Eigenbeleg kann in bestimmten Ausnahmefällen helfen, ersetzt eine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug jedoch grundsätzlich nicht.
Hinzu kommt ein ganz praktisches Problem: Fehlende Unterlagen müssen gesucht, erneut beim Lieferanten angefordert und nachträglich der richtigen Buchung zugeordnet werden. Das kostet Zeit auf beiden Seiten.
Unsere Rückfragen sind eigentlich eine Steuerspar-Liste
Wenn wir im Rahmen der Buchhaltung nach fehlenden Belegen fragen, wollen wir damit nicht nerven. Im Gegenteil: Wir möchten sicherstellen, dass Aufwendungen vollständig erfasst werden und mögliche Vorsteuerbeträge nicht verloren gehen.
Unsere monatliche Liste mit fehlenden Belegen könnte deshalb genauso gut „Steuerspar-Liste“ heißen.
Noch besser ist es allerdings, wenn diese Liste gar nicht erst lang wird. Dafür lohnt es sich, den eigenen Rechnungsprozess einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.
Wo verschwinden die Rechnungen?
In vielen Unternehmen gibt es inzwischen zahlreiche Wege, über die Rechnungen eingehen:
per E-Mail, über Lieferantenportale, per Post, zusammen mit einer Warenlieferung oder als Download aus einem Kundenkonto.
Je mehr Eingangskanäle bestehen, desto größer ist das Risiko, dass einzelne Rechnungen nicht in der Buchhaltung ankommen. Unternehmen sollten deshalb insbesondere klären:
- Über welche Wege erreichen uns Eingangsrechnungen?
- Wer kontrolliert E-Mail-Postfächer und Lieferantenportale?
- Wer prüft und gibt Rechnungen frei?
- Wer veranlasst die Zahlung?
- Wie gelangt der Beleg anschließend vollständig und zeitnah in die Buchhaltung?
An der Stelle, an der regelmäßig Rechnungen verloren gehen, sollte der Prozess angepasst werden. Das Ziel ist nicht, am Monatsende besser nach fehlenden Rechnungen zu suchen, sondern dafür zu sorgen, dass sie von Anfang an vollständig erfasst werden.
So lässt sich der Belegprozess vereinfachen
- Ein zentraler Rechnungseingang kann bereits viel bewirken. Statt Rechnungen an unterschiedliche persönliche E-Mail-Adressen senden zu lassen, kann beispielsweise eine zentrale Adresse wie invoice@… eingerichtet werden.
- Lieferanten sollten möglichst darum gebeten werden, Rechnungen digital an den vorgesehenen Eingangskanal zu übermitteln.
- Bei Portalen wie Amazon oder Telekom, von denen sich die rechnungen runtergeladen werden müssen, können automatisierte Lösungen sinnvoll sein, die Rechnungen regelmäßig abrufen und zentral bereitstellen, z.B. Getmyinvoices
- Kassenbons und andere Papierbelege sollten möglichst unmittelbar digitalisiert und in das verwendete Belegsystem übertragen werden. Gerade kleine Belege gehen erfahrungsgemäß schnell verloren, wenn sie zunächst im Portemonnaie, im Auto oder auf dem Schreibtisch landen.
- Auch beim Zahlungsprozess lohnt sich eine klare Struktur. Wo es sinnvoll ist, können beispielsweise SEPA-Lastschriften manuelle Zahlungsvorgänge reduzieren. Entscheidend ist dabei immer, dass Zahlung und Rechnung anschließend eindeutig zusammengeführt werden können.
E-Rechnung: Mehr Struktur für den Rechnungseingang
Mit der zunehmenden Verbreitung der E-Rechnung wird der Rechnungseingang noch digitaler. Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail als PDF verschickt wird. Sie enthält die Rechnungsinformationen in einem strukturierten elektronischen Format, sodass die Daten elektronisch verarbeitet werden können.
Für Unternehmen bietet das eine große Chance: Rechnungsdaten können zunehmend automatisiert in Buchhaltung, Freigabeprozesse und Zahlungsverkehr übernommen werden. Manuelle Arbeitsschritte und damit auch Fehlerquellen lassen sich reduzieren.
Wichtig ist allerdings auch die richtige Archivierung. Bei einer E-Rechnung ist die elektronische Originaldatei maßgeblich. Es reicht daher nicht aus, die Rechnung lediglich auszudrucken und anschließend nur den Papierausdruck aufzubewahren. Die elektronische Rechnung muss entsprechend den steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften erhalten bleiben.
Gute Buchhaltung ist mehr als die Umsatzsteuervoranmeldung
Vollständige Belege sind nicht nur wichtig, damit Vorsteuer geltend gemacht und Betriebsausgaben berücksichtigt werden können. Sie sind auch die Grundlage für aussagekräftige betriebswirtschaftliche Auswertungen.
Fehlen regelmäßig Aufwendungen, zeigt die BWA möglicherweise ein besseres Ergebnis, als tatsächlich erwirtschaftet wurde. Das erschwert unternehmerische Entscheidungen und kann auch bei Liquiditätsplanung, Finanzierungsgesprächen oder der Planung von Steuervorauszahlungen zu falschen Schlussfolgerungen führen.
Eine aktuelle und vollständige Buchhaltung ist deshalb nicht nur eine steuerliche Pflichtaufgabe. Richtig organisiert wird sie zu einem wichtigen Instrument der Unternehmenssteuerung.
Unser Fazit: Nicht Belege suchen, sondern Prozesse verbessern
Fehlende Rechnungen kosten Zeit, Nerven und unter Umständen bares Geld. Wer jeden Monat dieselben Belege nachreichen muss, sollte deshalb nicht nur die einzelne Rechnung suchen, sondern den dahinterliegenden Prozess hinterfragen.
Ein klar organisierter Rechnungseingang, eindeutige Zuständigkeiten und eine konsequent digitale Verarbeitung sorgen dafür, dass Belege dort ankommen, wo sie hingehören.
Und wenn wir doch einmal nach einem fehlenden Beleg fragen: Einfach daran denken, dass unsere Rückfragen vielleicht keine Fehlbelegliste sind, sondern Ihre Steuerspar-Liste.
