Ab dem 1. Januar 2027 regelt die Beitragsverfahrensverordnung (BVV), dass bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen revisionssicher elektronisch geführt werden müssen. Eine Mischform aus Papier und digitalen Dokumenten auf lokalen Servern oder E-Mail-Postfächern ist dann nicht mehr zulässig.
Was bedeutet das konkret?
Hierdurch sollen die Prozesse zwischen Arbeitgebern, Krankenkassen und der Deutschen Rentenversicherung und auch dem Zoll und dem Finanzamt effizienter und papierlos gestaltet werden. Daten sollen ab dem 01.01.2027 nicht nur digital aufbewahrt, sondern auch elektronisch erzeugt, empfangen und verarbeitet werden müssen, sodass sämtliche Unterlagen jederzeit abrufbar sind. Eine Mischform aus Papier und Digital gilt ab 2027 als nicht Prüfungsfähig und kann zu Verzögerungsgeldern, Rückfragen und Nachforderung führen.
Um welche Unterlagen geht es?
Alle lohnrelevanten Unterlagen wie z.B.
✔️ Lohn- und Gehaltsabrechnungen
✔️ Arbeitszeitnachweise nach dem Arbeitszeitgesetz
✔️ DEÜV-Meldungen und Sozialversicherungsnachweise
✔️ Beitragsnachweise für Krankenkasse und Rentenversicherung
✔️ Entgeltfortzahlungen
✔️Überstunden- und Zuschlagsnachweise
✔️ Nachweise zu Minijobs
✔️ Arbeitserlaubnis und Aufenthaltstitel
✔️ Nachweis Elterneigenschaft
✔️ Erklärung auf Verzicht der Versicherungsfreiheit bei Rentnern
✔️ Arbeitsverträge, befristete Arbeitsverträge benötigen zusätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur.
Unsere Lösung für Sie
Eine digital geführte Personalakte kann mit unterschiedlichen Personalprogramm abgebildet werden. Wir arbeiten bereits mit der HR Plattform Taxmaro zusammen, die sämtlichen Dokumente zentral, datenschutzkonform und revisionssicher ablegen und damit die Anforderungen an die neuen gesetzlichen Regelungen erfüllt. Eine digitale Schnittstelle zwischen DATEV und Taxmaro für eine vereinfachte Form der Unterlagen Bereitstellung gibt es zusätzlich.
Ihre Vorteile
✅ Strukturierte Ablage aller lohnrelevanten Unterlagen – Zeitersparnis durch Wegfall von Suchen von Daten
✅ Nutzung von Vorlagen und Freigabeprozessen für einheitliche Abläufe
✅ Zeiterfassung der Mitarbeiter
✅ Abwesenheitsmanagement
✅ Erstellung von Reisekostenabrechnungen und Auslagenerstattungen
✅ Effizientere Zusammenarbeit mit uns durch die Nutzung von Schnittstellen
✅ Vermeidung von Bußgeldern bei einer Prüfung durch fehlende digitale Entgeltunterlagen DSGVO-Verstöße
Wann sollten Sie umstellen?
Am besten jetzt! Die elektronische Personalakte ist verpflichtet ab dem 01.01.2027. Bis dahin sind Altakten zu sortieren, einzuscannen und in einem geeigneten Personalprgramm (z.B. Taxmaro) einzupflegen.
Sprechen Sie uns gerne an und vereinbaren Sie einen Termin mit Taxmaro für eine Plattform-Vorstellung.
