Ab sofort führen Banken das Verfahren „Verification of Payee“ (VoP) ein. Dabei wird bei jeder Überweisung geprüft, ob der Kontoinhabername mit der IBAN übereinstimmt. Stimmen die Angaben nicht exakt überein, kann die Zahlung verzögert, abgelehnt oder als verdächtig markiert werden. Damit Sie weiterhin reibungslose Zahlungen sicherstellen, empfehlen wir folgende Praxistipps:
Kontrollieren Sie den bei Ihrer Bank hinterlegten Kontonamen sowie die Angaben auf Ihren Ausgangsrechnungen. Schon kleine Abweichungen (z. B. GmbH-Zusatz, Schreibweise, Leerzeichen) können die Zahlungen Ihrer Kunden verhindern oder verzögern. Verwenden Sie denselben Firmennamen auf Ausgangsrechnungen, E-Mail-Signaturen, Zahlungsreferenzen, Geschäftsbriefen, Online-Banking-Vorlagen und ERP-Systemen. Informieren Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner über den korrekten Zahlungsempfänger-Namen.
Ist es bei Ihnen möglich die Zahlung von Eingangsrechnungen auf SEPA-Lastschriftverfahren umzustellen? Dies spart Ihnen Zeit im Zahlungsverkehr und im Lastschriftverfahren erfolgt keine Namensprüfung durch VoP. Sofern Sie weiterhin manuell überweisen, prüfen Sie bitte Ihre Lieferantenstammdaten genau. Sollten dennoch Fehlermeldungen durch VoP entstehen, empfehlen wir Ihnen diese zeitnah zu klären, da der Fehler bei der nächsten Überweisung an den Empfänger wieder auftreten wird.
In Bezug auf die Überweisungen an Ihre Mitarbeiter ist besondere Aufmerksamkeit geboten. Die Lohn- und Gehaltszahlungen werden in der Regel als Sammelzahlung ausgeführt. Ergibt die VoP nur bei einem Empfänger eine Fehlermeldung, wird die gesamte Sammelzahlung nicht ausgeführt und Ihre Mitarbeitenden erhalten kein Geld! Wir empfehlen für 2-3 Monate auf Einzelüberweisungen umzustellen, um Fehlermeldungen gezielt zuordnen zu können. Sie müssen dann nur beachten, dass auf dem späteren Kontoauszug die einzelnen Zahlungsempfänger nebst Betrag ersichtlich sind.
Das neue Verfahren soll den Zahlungsverkehr sicherer machen und Fehlüberweisungen verhindern, wird in der Einführungsphase aber zu erheblichen Mehraufwand führen. Mit den oben genannten Maßnahmen sind Sie bestens vorbereitet.
P.S. Wir firmieren bei den Banken als „EVOTAX Hinrichs & Marek PartGmbB Steuerberatungsgesellschaft“. Das „B“ ist bei uns korrekt, denn unsere Gesellschaftsform ist nicht die GmbH, sondern die Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung“.
