Die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD gewinnen an Relevanz. Ein wesentlicher Bestandteil zur Einhaltung der GoBD ist die Verfahrensdokumentation, die alle für das Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile beschreibt. Diese Dokumentation umfasst die Beschreibung aller internen Abläufe Ihrer Verwaltung, von der Angebotserstellung bis zur Übergabe der Buchhaltungsbelege an den Steuerberater.
Einige Fragen, die in der Verfahrensdokumentation behandelt werden sollten, sind:
– Auf welchem Weg erhalten Sie die Eingangsrechnungen?
– Wer prüft und überweist die Rechnungen, und wie werden sie abgelegt?
– Wie ist die Ordnerablage aufgebaut?
– Mit welchem Scanner werden Belege eingescannt, in welcher Auflösung und welchem Dateiformat?
– Wer hat welche Rechte im Unternehmen in Bezug auf die Buchhaltung?
– Wie werden die Ausgangsrechnungen erstellt und sichergestellt, dass sie nachträglich nicht verändert werden können?
Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gilt unabhängig von der Größe, Rechtsform oder Branche des Unternehmens. Bei nicht ordnungsgemäßer Buchführung kann die Finanzverwaltung 5-10% der Umsätze bei der Besteuerungsgrundlage hinzuschätzen. In der Praxis fordert das Finanzamt zunehmend Verfahrensdokumentationen im Rahmen von Betriebsprüfungen an und setzt bei deren Fehlen schwerwiegende Steuernachzahlungen fest.
Viele Fragen bleiben noch unbeantwortet, und erst in den nächsten Jahren werden Anpassungen erfolgen und zeigen, welche Punkte wirklich relevant sind. Bei EVOTAX sehen wir das Positive in Veränderungen. Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation kann ein Anlass sein, den Buchhaltungsprozess zu überdenken und effizienter zu gestalten. Wir bieten Unterstützung bei der Erstellung und geben Tipps und Tricks aus der Erfahrung mit über 200 Unternehmensmandaten. Wie organisiere ich am besten den Posteingang? Wie kann ich Zeit bei der Buchhaltung sparen und Aufgaben delegieren? Wie überwache ich den Zahlungseingang meiner Kunden? Welche Software-Tools sind sinnvoll und bewährt?
Sprechen Sie uns einfach auf die Verfahrensdokumentation an. Wir haben verschiedene Angebote für Sie vorbereitet, um Sie zu unterstützen.
